5S活動とは?

知っているようで、分からないところが多い、5S活動の概要と、
弊社が組織活性化活動の切り口にしているその理由を紹介。

5S活動の概要

  • 5S活動の概要について説明します。

    5S活動はもともと製造系3S活動から生まれました。 整理、整頓、清掃の3つに取り組んで生産活動を上げようというものです。 このことから一般的に5S活動は製造系の企業が取り組み、製造効率をあげるものだという【誤解】があります。

    しかし、実際は【組織の活性化】【組織の改善】を行うためのベースになるものです。

    それを本稿では25枚の写真を使いながら説明していきます。

    5S活動の目的は3つあります。

    • 緊張感のある組織をつくる
    • 全社一丸体制をつくる組織になる。
    • 時代にあった組織になる。

    例えば、経営者、経営幹部の方が一声欠ければ、組織全体が動くというアクティブな状態になる。

    そういうアクティブな状態になることでこの厳しい時代を勝ち抜いていく組織を作り上げることができるようになります。 時代変化の流れが速い現代において、このアクティブさ、スピードでこの流れに対応した結果を出しかなくてはなりません。

    企業の目的は、存続と発展です。

    そのベースになるものをこの5S活動で形成していくという考えです。

    5S活動は、整理・整頓・清掃・清潔・躾とすべて頭文字が【S】ではじまりますので、【5S】といいます。 このすべてに意味があります。



    整理:不要なものを捨てる。目に見えるもの、見えないもの、一度捨ててみるプロセスのこと。【必要なものだけが結果として残ります。】

    整頓:整理が行われた状態からが、整頓になります。これは、再配置です。自分たちが最もやりやすい状態を想定して、残った必要なものを再配置します。 全社一丸の取組みが大前提なので、誰が見ても、わかるように【表示】をします。

    清掃:言葉を置き換えると【点検保守】です。 毎日、月一、半年、1年、清掃することによって、【状態が維持できているか点検】しましょうというものが、【清掃】です。 箒ではいたり拭き掃除をすることが、5S活動の中の清掃だと捉えられがちですが、表示されているもののなかがきちんと収納されているか、目的にあったところにあるかを点検することが、清掃です。

    清潔:上の3つは、【整理する】【整頓する】【清掃する】といいますが、これだけは、【清潔する】とはいいません。【清潔にする】といいいます。 つまり、【3S活動を守って維持する】状態ことを言います。 当然ここにチェックするという仕組みが入ってきます。

    躾:これは、上記4つの活動を【全員で理解して守って、ルールを守っている状態】のことを言います。 経営者あるいは、幹部の方がお客様に「お宅の組織は全員しつけられていますね。」は整理・整頓・清掃・清潔という状態を全員を守っていることです。



    この5つの活動は、時代変化にあう、緊張感、全社一丸で戦っている組織をつくるベースになります。

    5S活動の最終目的は 時代変化が急速に進み、何をすればいいかわからなくなる前に

    • 組織全体で「戦える体制」を作り上げ
    • 地域や業界で、認められる存在となり
    • 売り上げや利益を確保すること

    です。

    組織活性化のカギはだいたい(3ヶ月)でやることで、 「5S活動」を仕上げてしまうことにより 【利益管理】や【顧客管理】【マーケティング】 という組織の新たな課題が、見えてきます。

    その「土台」を作り上げる作業が「5S活動」です

    各項目については、各ページをご覧ください。

  • 整理とは不要なものを捨てるということ。

    不要なものを捨てるで、当然なことながら、必要なものが残ります。

    この活動をおこなうためには、何を捨てるのかという【捨てるものルール】が必要でであり、事前に組織の中で話し合い、決めておく必要があります。

    【何をすてるのか】これをバラバラの動きで捨てることはは全社一丸ではありません。 そのために、事前に何を捨てるのかということを決める、つまり【捨てるものルール】を決めます。 そして、捨てる日にち、捨てる期間、集める期間の決定。

    この2つが5S活動を進める上でまず必要になります。

    その後、どのような活動になるか、次の事例でイメージしてください。

    古いパソコン、27台の整理。実は、企業はこのようなものがたくさん眠っています。

    どのように整理していきますか? 倉庫の整理をどうするか、、この状態の倉庫をどうやって整理しますか?

    捨てるものルールと役割分担を決め手、全社60名で行っています。

    一気にある期間をおいて整理を行いました。

    倉庫が5階なので、クレーンを使いました。

    産業廃棄物として処理をする手配もすべて、捨てるものルールの決定委員会で段取りしました。

    そして、整理された倉庫はどうなるか、こうなります。

    しかし、ここまでは5Sではなく、1Sになります。

    つまり、5Sという活動のスタートラインは捨てるということです。

  • 整理が終わった次に整頓がきます。
    整頓とは、整理によって残った必要なものを再配置して、表示をキチンと行うということです。
    再配置とは使う人が使いやすいように配置するというのが原則です。

    例えば、社内の通路が通りにくいというのであれば、整理によって不要なものがなくなっているので物は少なくなっている。すると机を寄せることで通りやすい通路に再配置できるということです。

    企業によってはレイアウトの図面を自分たちが手書きで作り、そこに社内の書庫や机などの形を切り貼りをしてどの配置が一番使いやすいのかを考えて再配置(=社内の引越し)をした会社もあります。

    次に表示はだれが見てもわかるというのが原則になってきます。
    このだれが見てもわかるという事は非常に大事なことです。
    当然この次にでてくる清掃という点検保守というとこでかかわりを持ってきているということ、です。

    この写真を見ていただければわかるように何を置く場所なのかきちんと表示されていますね。

    不要なものは捨てて必要なものだけが残ってそれを再配置する際に表示を一緒に行ったということになります。


    これは車のカギなんですけれどもだれが見てもわかるという原則で、写真まで貼り付けましてメインキースペアキーというそのきちんと整理する状態というのを作り上げました。

     

    大きく見やすく誰が見ても分かる状態、自分や担当者だけがわかっていてもだめです。
    はじめてその会社に勤めましたという新人が、初日からわかるというくらいの丁寧さというのが必要です。

     


    それも5S活動と言うのは社内全体の活動の総称ですので、当然のことながら清掃という次の活動に影響してきます。

    書類棚も同様です。

    書類棚を見た時に、ここには何が置いてあるのか、逆にこの品物というのはどこに直さないといけないという事がきちんとわかる仕組みを作り上げるという事が整頓になります。

  • では次は清掃です。
    清掃とは、【整頓】によって表示された決められた場所に対して、決められた間隔で点検保守をするということです。
    決められた間隔は、毎日というところもありますが、業種によっては午前午後というのがあります。
    たとえばタクシーの運転手さんは昼間に乗られる方と夜に乗られる方がいるため、1日に2回清掃を行います。
    一般的には毎日やるところ一週間に一回やるところ1カ月に一回3カ月に一回6カ月に一回というような決められた間隔で清掃することによって、その表示された位置にキチンとその品物が戻っているかどうか、紛れ込んでないかどうかということを点検していきます。
    もし点検した状態でうまくいってないものがあると元に戻していくということになります。
    これは当然製造系であれば製造機械の点検保守と全く一緒ということになります。
    清掃の目的というのは綺麗にすることだけではなく、日常のチェック体制のことを言います。
    そうなると、清掃の生き届いた倉庫というのはこのぐらいの状態です。

    当然定期的に清掃することによって品物がその位置にあるかどうか一目瞭然ということになります。

    清掃の生き届いた事務所というのはこういうことですね。

    「棚のうえにものを置かない」と決めていますが、これは当然夜帰るときには棚の中に片付けます。自分たちの定めたルールに絶えず絶えず戻すということになります。
    清掃の行き届いた道具置き場というのはこのようになっていきます。

    これは点検保守という活動が決められた感覚で行われているために実現できているということです。

    清掃の行き届いた引き出しの状態というのはこれぐらいシンプルになります。



    試しに自分の机あるいは部下の机上司の机をのぞいてみたらわかりますが、これは仕組みがないとこういう状態には出来ないのです。

    これをよく個人の性格の違いと言い切ってしまいますけど、性格の違いで世の中渡っていけるほど甘くないという意味から行きますと、やはり仕組みとしてとらえていく必要がありますね。

    清掃を生き届いた文具置き場がこのていどだということになると緊張感のあるあるいは全社一丸というのは実は整理整頓清掃という活動を通して生まれてくるものです。

  • では清潔です。
    清潔とは、【清掃によって維持されている状態】とともに【行うべきことを全員が理解したうえで活動が続いている状態】ということです。

    【安全】とか【衛生】、あるいは【法令重視】というコンプライアンツという言葉がありますが、【清潔にしている】ことは、実はこのような決められたことやらなければいけないことを全員が理解したうえで活動が維持されているということです。

    清潔の目的は【組織の目的に沿った活動が維持できている】ことのことを言います。

    例えばこれはある企業の厨房です。仕事が始まる前、つまり仕事が終わった後にこの状態にしていくということです。

    これは【食品安全衛生】という概念に対して、組織がきちんと対応しようと思うと維持しておかなければならない当然の状態です。

    これは日曜日ある会社の風景です。
    日曜日なので、金曜日、土曜日に仕事が終わったあとこのような状態に戻っている。


    これが清潔状態です。

    パソコンにすべてカバーが掛かっている。
    これも仕事が終わればすべてのパソコンにカバーをして帰る。
    パソコンというのを何のために使っているのか、どれぐらい大事なデータが入っているのかを考えると、これくらいのことをしなくてはならないとこの会社では考えました。

    仕事をしているときに棚の上に何もない状態です。

    当然この組織には緊張感がありますし、清掃活動もきちんと行っている企業です。
    これが清潔な状態です。

    駐車場も同様です。

    170台の車がすべてバック駐車をしています。
    これは整理整頓清掃という活動を通して清潔な状態という事が保たれているということです。
    安全や衛生、法律面の観点から、自分たちがやらなければならないことを維持できているという事が清潔です。

  • 躾(しつけ)は漢字では、「体へん」に「美しい」と書いてしつけと読みます。

    3S活動及び1S、つまり【整理・整頓・清掃】が【維持できている】ことを躾(しつけ)といいます。
    言い換えると、3S+1Sの仕組みを全員が理解しコミュ二ケーションが取れている状態です。

    「よく躾(しつけ)られていますね」とお客さんから言われるのが一目置かれているということになりますが、これはコミュニケーションというのが取れてなければそういう言葉をいただくことができません。

    躾(しつけ)という他人からみてうらやましくなる状態を作り上げて始めて、マーケティングなどの新しい活動に全員で取り組む体制ができあがります。
    冒頭に、5S活動は効率をあげる製造系の意味合いでは無い、と言ったのは実は【清潔】と【躾(しつけ)】の要素が入ることによって、時代に合った仕組みが構築され、さらに【マーケティング】の入り口まで手が届きます。

    つまり5S活動というのは製造系のものとして捉えるのではなくすべての企業すべての組織が取り組むべき【組織活性化】の一番の【ベース】となるものです。

    会社の入り口に組織図がありますがすべて写真入りという会社が有ります。

    それだけ自社のお客様に対する体制に自信がある現われです。
    想像してください。お客さんが社内に入ってきた瞬間に組織図が掲げられていて、それに一人一人の写真と名前が貼り付けられているこの組織の信頼感。

    この自信は、製品の優れた部分、接客の優れた部分、アフターサービスの優れた部分、これらに自信を持っているからこそできることです。

    これがひとつマーケティングの入り口の部分ではないかと私は理解しています。
    これは躾(しつけ)という部分から生じるものです。
    つまり組織に所属している人間を躾(しつけ)けるという意味と、躾(しつけ)られている社員を他社に紹介しているという一つの仕組みです。

    そして、会議の状態がこうなります。

    非常に集中しています。躾けられている組織というのは実はこういう場所でも組織全体からにじみ出ているものが明確にあります。
    業務の最前線実際にアルバイトパート最前線でもコミュニケーションというのが取れてないとを躾(しつけ)というのはできませ。
    逆に言うとを躾(しつけ)が出来ているところは、コミュニケーションが取れるということです。

    営業報告会の風景です。

    月に一回のこの会議は緊張感に溢れたものになります。
    このような緊張感ある会議を行っているということは、5S活動が浸透したという証です。

    会議の前に携帯電話を置かせるという話は我々のクライアント企業様の中でかなり増えてきました。

    組織の存続と発展のために、緊張感のある組織全社一丸の組織を作り、時代に合った組織になることが、この5S活動の大きな目的です。

     

    全体プロセスの中で非常にベーシックな活動になりますが、これをぜひご自分たちで取り組み実践してください。

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